Vijf vragen aan... Joost van Beek
Joost van Beek, controller bij Markant Theater Maashorst in Uden, was een van de eerste DIP-gebruikers die aan de slag ging met de borderellenfunctionaliteit. We vroegen hem hoe dat tot nu toe bevalt.
1. Welke frustratie is met de borderellenfunctionaliteit voor jou opgelost?
Veel systemen en Excel-modellen kunnen automatisch een borderel genereren. In de praktijk was alleen vaak nog handmatig werk nodig, omdat deze oplossingen uitgaan van standaard ticketprijzen. Bij de meeste voorstellingen spelen ook andere prijstypes een rol, zoals vrijkaarten en kortingskaarten. Deze worden anders verwerkt op het borderel. Die afwijkingen moesten achteraf handmatig worden gecorrigeerd. De borderellenfunctionaliteit van DIP biedt hiervoor een geïntegreerde oplossing.
2. Wat bespaar je ermee, en kun je een concreet voorbeeld geven?
Door ons ticketsysteem (Ticketmatic) goed in te richten en prijstypes consequent te laten aansluiten op de verwerking in het borderel, hoeven we borderellen niet langer handmatig op te stellen. In de meeste gevallen volstaat een controle van de automatisch gegenereerde gegevens. Daarnaast fungeert DIP direct als centraal archief voor alle borderellen, waardoor ze eenvoudig terug te vinden zijn.
Ook besparen we tijd doordat gegevens over financiële afspraken, impresariaten en voorstellingen niet langer handmatig uit verschillende bronnen hoeven te worden verzameld en samengebracht in Excel. Alle relevante informatie is binnen één systeem beschikbaar.
3. In hoeverre heeft het de samenwerking met andere partijen veranderd?
Doordat alle verkoopgegevens rechtstreeks worden gedeeld, hebben impresariaten direct inzicht in de resultaten. Deze transparantie zorgt voor meer vertrouwen en leidt in de praktijk tot minder vragen.
4. Waar loop je nog tegenaan?
Hoewel DIP veel processen vereenvoudigt, maken nog niet alle impresariaten gebruik van het platform. Daardoor zijn we voor een deel van de voorstellingen nog aangewezen op de traditionele werkwijze. Daarnaast werken we momenteel aan een koppeling tussen de API van DIP en ons boekhoudsysteem. Deze koppeling moet het mogelijk maken om kosten en opbrengsten van voorstellingen rechtstreeks vanuit DIP in de financiële administratie te verwerken.
5. Wat zou je tegen een collega zeggen die de borderellenfunctionaliteit nog niet gebruikt?
Mijn advies is om er vooral mee aan de slag te gaan en aandacht te besteden aan een slimme inrichting van het kaartverkoopsysteem. Juist daar zit een groot deel van de tijdswinst. Door daarnaast een koppeling met het boekhoudsysteem te realiseren, profiteren ook financiële collega’s van een efficiënter proces en minder handmatig werk.
Deze werkwijze biedt bovendien meer overzicht en transparantie voor accountants. Doordat informatie centraal beschikbaar en goed inzichtelijk is, ontstaan er minder vragen.