“Ik kan niet meer zonder DIP.”
Producent, impresariaat en marketingpartner Senf is DIP-gebruiker van het eerste uur. Jaarlijks organiseert dit entertainmentbedrijf meer dan 5.000 voorstellingen in Nederland en België. En dát brengt de nodige voorbereiding en administratieve rompslomp met zich mee. Daarom kan backofficemedewerker Paulien van Benthem niet meer zonder DIP. Wat zijn haar ervaringen? “Werken met DIP betekent voor ons een enorme efficiëntieslag.”
Allereerst: wat is jouw rol bij Senf?
“Ik houd boekingen bij, zorg voor de contracten en ben contactpersoon voor producenten en theaters. Binnen onze organisatie ben ik degene die het intensiefst met DIP werkt.”
Hoe kwamen jullie bij DIP terecht?
“Senf stond aan de wieg van DIP. We hebben een hoop bijgedragen aan de ontwikkeling ervan. Dat begon in 2015, met voorstellingen-seizoen 2016/2017: het eerste seizoen dat DIP in gebruik werd genomen. Ons gevoel was toen meteen heel goed.”
Waar kwam dat enthousiasme vandaan?
“Vooral omdat DIP samenwerkt met én inzicht geeft in ons hele werkveld. Met meerdere DIP-gebruikers kun je bijvoorbeeld veel beter zien hoe de kaartverkoop voor bepaalde genres en theaters loopt. Plus: DIP betekent vernieuwing. Ze zijn constant op zoek naar hoe dingen beter en anders kunnen. Daar staan we als Senf ook echt voor. Dat waren destijds de belangrijkste redenen om te zeggen: ja, hier gaan we aan meewerken."
"In DIP zie ik in een oogopslag hoe goed een theater het doet ten opzichte van de rest."
Hoe en waarvoor gebruiken jullie DIP?
“We gebruiken de verkoop- en contractmodule: voor de verkoopstanden en financiële afspraken. Ons systeem leest vier keer per dag uit wat er in DIP staat. Hierdoor hebben we altijd een up-to-date verloop van de kaartverkoop. Zo’n 80% van onze klanten is ook aangesloten bij DIP. Hen sturen we contracten via de contractmodule - heel makkelijk. Voor de andere 20% geldt dat ik nog wel alles moet nabellen. Dus: hoe meer theaters zich aansluiten bij DIP, hoe blijer ik word. Het is ook ons plan om de nieuwe Publieksmonitor meer te gaan gebruiken."
Wat heeft DIP jullie gebracht?
“We hebben te maken met 3.500 tot 4.000 theatervoorstellingen per seizoen. Daar moet je allemaal contracten en financiële afspraken voor opstellen, standen opvragen, et cetera. Vóór DIP waren we hier elke zomer een maand lang met drie collega’s mee bezig. Zoveel was er nodig om alles klaar te maken voor het nieuwe seizoen. Nu doe ik dat in m’n eentje in twee weken.. En ik hoef niet elke week alle theaters na te bellen voor de verkoopstanden. Dat was eerst ook echt een fulltime job voor iemand. Nu kunnen we ons richten op andere dingen, zoals: welk theater loopt achter qua verkoop? Klopt dat wel? Moeten we daar een marketingactie opzetten?”
“Vóór DIP waren we hier elke zomer een maand lang met drie collega’s mee bezig.
Nu kan ik het alleen.”
Wat vind je het grootste voordeel van het werken met DIP?
“Naast minder tijd en meer efficiëntie, biedt het ook nog eens heel veel inzicht. In DIP zie ik in een oogopslag hoe goed een theater het doet ten opzichte van de rest. Bijvoorbeeld wat betreft de kaartverkoop van een bepaalde productie. Dat visuele is heel fijn. En loopt een theater achter qua verkoop? Dan kunnen we daar gelijk gericht actie op ondernemen. Ja, ik ben gewoon echt fan van DIP.”
Wat zou er nog anders of beter kunnen?
“Omdat wij zo’n grootverbruiker zijn, laadt alles een beetje traag. Dat zou beter kunnen. Maar ik heb het hier ook weleens met Joep (directeur van DIP, red.) over gehad en ik snap waar het probleem vandaan komt en weet dat er hard aan wordt gewerkt. Het is fijn dat er vanuit DIP niet zomaar wat wordt gedaan, maar dat Joep en zijn team echt luisteren naar de gebruikerservaringen. Verder functioneert het systeem wat mij betreft perfect. Ik ben vooral heel benieuwd naar alle ontwikkelingen die nog komen.”
“DIP doet niet zomaar wat.
Het team luistert echt naar de gebruikers.”
Tot slot: wat wil je meegeven aan iedereen die DIP nog niet gebruikt?
“Doe het vooral wel! Het maakt het leven zoveel makkelijker. Als we allemaal met hetzelfde systeem werken, is er veel minder onduidelijkheid qua afspraken. Ook al doe je het alleen voor inzicht in je verkoopstanden. En voor de spelers is het delen van informatie ook belangrijk: Welke voorstellingen doen het goed en welke niet? Hoe komt dat? Samen kunnen we er nog veel meer uithalen.”