DIP is op zoek naar een Office Manager

Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP) is de organisatie die bouwt aan de digitale infrastructuur voor de Nederlandse podiumkunsten. Met als doel meer efficiency, inzicht en publieksbereik. In het najaar van 2018 hebben de brancheverenigingen in de podiumkunsten hun schouders gezet onder een ambitieus plan om alle informatie in de sector over publiek, producties en financiële afspraken te bundelen in één digitale oplossing. Dit was het startsein voor de oprichting van Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP). DIP startte in 2019 met het samenbrengen van bestaande initiatieven, de ontwikkeling van een geheel nieuw platform en infrastructuur en het aansluiten van podia, producenten en impresariaten.

DIP werkt met een klein, enthousiast team vanuit Leiden en wordt waar nodig bijgestaan door vakspecialisten. Geregeld komt het team samen op kantoor, maar daarnaast biedt de organisatie ook de mogelijkheid om vanuit huis te werken.

DIP is per direct op zoek naar een:

Office Manager (m/v/x) 
32 uur / 0,8 fte

Als Office Manager ben je de spil van het kantoor en ondersteun je het team en de directeur. Jij hebt een scherp oog voor mensen en je omgeving en houdt van aanpakken. Jij hebt overzicht, bent zorgvuldig en kunt zelfstandig werken. Je bent niet bang om dingen uit te zoeken als niemand weet hoe het precies zit. Enkele voorbeelden uit jouw takenpakket zijn.

• Beheren van de inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en telefoongesprekken.
• Contractbeheer.
• Plannen van vergaderingen en afspraken.
• Voorbereiden van vergadermateriaal en presentaties.
• Coördineren van facilitaire diensten, zoals het regelen van kantoorbenodigdheden en het onderhouden van het kantoor en de apparatuur.
• Versturen van facturen en lichte boekhoudwerkzaamheden.
• Personeelsadministratie, zoals het bijhouden van verlof- en verzuimregistraties en het verwerken van declaraties.

Jouw achtergrond

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als Office Manager of in een vergelijkbare rol.
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift. 
• Digitaal en communicatief vaardig.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met facturering en lichte boekhouding.
• Affiniteit met de podiumkunstensector.

Wat wij bieden

• Een afwisselende baan bij een kleine, creatieve organisatie waar je de vrijheid hebt om veel verschillende dingen op te pakken. Het dienstverband is in eerste instantie voor 1 jaar met de intentie om bij goed functioneren dit om te zetten naar een vast contract.
• Een afwisselende functie binnen een klein en enthousiast team.
• Een functie met veel vrijheid en verantwoordelijkheid, waarin je alle ruimte krijgt om de functie in te vullen en je talenten te ontwikkelen.
• Een bruto maandsalaris tussen €2.300 en €3.500 o.b.v. 40 uur, afhankelijk van je kennis en ervaring. Wij volgen daarbij de CAO Toneel en Dans wat betreft secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Flexibiliteit in werktijden en thuiswerkmogelijkheden.

Vragen en reageren
Heb je nog vragen over deze vacature? Neem dan contact op met Joep Grooteman , directeur van DIP via info@dip.nl. Enthousiast over de vacature? Dan horen we graag van je! Je sollicitatiebrief ontvangen wij graag uiterlijk maandag 11 september. Deze kun je sturen naar info@dip.nl, ter attentie van Joep Grooteman onder vermelding van vacature Office Manager.

Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP) streeft ernaar een diverse en inclusieve organisatie te zijn, oftewel een afspiegeling van de samenleving van nu. Daarom hopen wij op reacties vanuit verschillende achtergronden en leeftijdscategorieën, en roepen wij kandidaten die zich hierin herkennen en ons kunnen versterken vooral op om te reageren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.