"Alleen zo komen we verder in de cultuursector."
Als je jaarlijks meer dan 1.500 contracten verwerkt, is het fijn als dat zo efficiënt mogelijk gebeurt. Impresariaat AT Next zet daarom DIP in voor deze financiële afhandeling. En voor gerichtere marketing en publiciteit. Verkoper bij AT Next en theaterfan Ilona Jonkman zou nooit meer anders willen. “Werken met DIP is gewoon zoveel sneller.”
Waarom zijn jullie met DIP gaan werken?
“We werken al met DIP zolang het platform bestaat. Het is een heel bewuste keuze geweest om de werkzaamheden te automatiseren. Er ging bijvoorbeeld enorm veel tijd zitten in het opvragen van verkoopstanden en het handmatig maken van contracten. Dus als dat makkelijker en sneller kon, waarom niet? Werken met DIP scheelt enorm veel tijd én papierwerk.”
Hoe en waarvoor gebruiken jullie DIP?
“Met name voor de verkoopstanden en contracten. Ons boekingssysteem is gekoppeld met DIP. De verkoopstanden komen daardoor automatisch binnen en worden meerdere keren per dag geüpdatet. Dat is echt superfijn. Daarnaast kunnen we alle informatie voor de contracten vanuit ons systeem inschieten naar DIP. Zo kunnen we heel gemakkelijk contracten opstellen, laten controleren en goedkeuren. We zijn inmiddels ook een beetje aan het spelen met de nieuwe module: de Publieksmonitor. Welke informatie staat erin? Wat kunnen we eruit halen? Bij sommige voorstellingen heb je wel een bepaald vermoeden van het soort publiek. Soms geeft de Publieksmonitor dan bevestiging, maar soms juist ook nieuwe inzichten. Nu steeds meer theaters aansluiten, wordt het een completer geheel - en daarmee ook betrouwbaarder. Dat is fijn, want dan kunnen we onze marketing erop sturen.”
“Werken met DIP scheelt tijd én enorm veel papierwerk.”
Hoeveel tijd bespaart jullie dat?
“1.300 tot 1.400 van onze contracten gaan via DIP. Van 100 tot 200 daarvan moeten we nog pdf’jes maken en apart doorsturen. Met de pdf-contracten zijn we net zo lang - al dan niet langer - bezig zijn dan met die andere 1.300. Dat zegt wel iets over de snelheid en efficiëntie van DIP. Ook als je kijkt naar het goedkeuren: de pdf-contracten krijg je terug op de mail en moet je nog weer checken. In DIP worden contracten gewoon goedgekeurd en indien afgekeurd zie je de reden. Dat biedt gewoon veel helderheid.”
Wat is voor jullie het grootste voordeel van DIP?
“In het kort? Puur de tijd en efficiëntie, plus alle informatie die je uit de DIP-database kunt halen. Ik kan eigenlijk niet meer zonder. Als je solo als bedrijf hetzelfde zou willen bereiken, moet je zelf gaan koppelen met alle kassasystemen. Dan word je gillend gek. Dat soort dingen moet je centraal doen, en dat is precies het doel van DIP. Superfijn als dat dan lukt én werk.”
“De tijd, efficiëntie en informatie die DIP biedt -
ik kan eigenlijk niet meer zonder.
En wat zou er anders of beter kunnen?
“Onze eerste wens is dat DIP sneller wordt. Met het aantal voorstellingen dat wij verwerken via DIP laadt het platform soms langzaam. En daarnaast zou het natuurlijk fijn zijn als steeds meer theaters zich aansluiten op de Publieksmonitor. Dan krijg je een completer beeld van de gehele sector. Om er echt goed mee te kunnen werken zouden we ook nog moeten kijken naar de definities. Wat is een verkocht kaartje? Wat is een blokkade? Dat verschilt nu nogal eens per systeem - en je wílt appels met appels vergelijken. Op het moment dat dat gelijkgetrokken is, werkt DIP denk ik écht optimaal.”
Wat wil je meegeven aan iedereen die DIP nog niet gebruikt?
“Doe het! Je maakt het werk zowel voor jezelf als voor producenten en impresariaten veel makkelijker. Je kunt veel beter informatie vastleggen en naar elkaar sturen. Je mail heb je bijna niet meer nodig, en ik zeg het nog maar eens: dat scheelt zoveel tijd. Ik snap wel dat de kleinere theaters het niet doen, want DIP kost geld. Maar er zijn denk ik ook nog best veel partijen die geniale ideeën hebben en dan toch achterover leunen. Mijn advies? Denk niet: ‘ik ben te klein om ergens iets van te vinden’. Het is juist goed dat íedereen meedenkt en met elkaar communiceert. Want alleen zo komen we verder.”